FAQ zur Belegeinsicht

Eine Prüfung der Betriebs- und Heizkostenabrechnung ohne Belege kann zwar grobe formelle Fehler oder eine nicht plausible Höhe der Kosten aufzeigen. Darüber, ob die Höhe der Kosten zulässig und begründet ist, können allerdings nur die zugrundeliegenden Belege Auskunft geben. Außerdem verlangt die Rechtsprechung, dass Einwendungen gegen eine Abrechnung konkret zu begründen sind. 
Daraus folgt, dass Verbraucher:innen konkrete Einwendungen grundsätzlich erst nach vorheriger Einsicht in die Belege erheben können. Zudem ist zu berücksichtigen, dass Verbraucher:innen in einem späteren Prozess alle Umstände vollständig und wahrheitsgemäß vortragen und durch Vorlage des konkreten Beleges beweisen müssen. Es genügt nicht zu behaupten, die Kosten seien nicht entstanden oder zu hoch.

Das ist in der Regel nicht geboten. Die Verbraucherzentrale Brandenburg rät dazu, nur die Belege von auffälligen Kostenpositionen einzusehen. 

Mieter:innen einer Sozialbauwohnung können statt einer Belegeinsicht die Zusendung von Kopien verlangen. Das gilt nicht im preisfreien Wohnungsbau. Hier haben Mieter:innen nur einen Anspruch auf eine Belegeinsicht. Nur wenn eine Belegeinsicht wegen einer zu großen Entfernung unzumutbar ist, können sie die Zusendung von Kopien verlangen. Die Kosten der Fotokopien sind mieterseits zu tragen. Die Verbraucherzentrale Brandenburg rät dazu, der:dem Vermieter:in das Verlangen nach Belegeinsicht immer schriftlich mitzuteilen. Manchmal erhalten Mieter:innen die Belege als Kopie per E-Mail – einen Anspruch haben sie darauf nicht. 

Mieter:innen dürfen Notizen und Abschriften von den vorgelegten Belegen für sich fertigen. Belege dürfen sie mit eigenen Gerätschaften fotografieren, zum Beispiel mittels Handscanner oder (Handy-)Kamera. 

Mieter:innen können die Belegeinsicht selbst vornehmen oder eine andere Person des Vertrauens damit bevollmächtigen. Bevollmächtigte nehmen dann die Originalvollmacht zum Termin mit.

Ja, die Belegeinsicht kann in Begleitung einer Person des Vertrauens erfolgen. Es ist sinnvoll, eine Stütze in dieser Situation zu haben. Außerdem kann die begleitende Person in einem späteren Prozess als Zeuge aufftreten, zum Beispiel im Falle einer Verweigerung der Vorlage von Belegen oder ungeordneter Belege. Die begleitende Person sollte namentlich und mit Funktion vorgestellt werden. Sie  sollte während oder spätestens im Anschluss der Belegeinsicht ein Protokoll über Auffälligkeiten anfertigen. 

Die Einsichtnahme erstreckt sich insbesondere auf Rechnungen, Lieferscheine, Arbeits- und Stundennachweise, Wartungs- und (Hauswart-) Dienstverträge, Arbeitsverträge von angestellten Personen, Versicherungspolicen, Ablese- und Zwischenableseprotokolle aller Nutzer:innen der Abrechnungseinheit, Datenblätter der Heizkörper, den Einheitswert-,Grundsteuer- und den Grundsteuermessbescheid sowie Trink- und Schmutzwasserbescheid. Die Belege sind geordnet mit einem Vorblatt vorzulegen. Die Einsichtnahme erstreckt sich auch auf zugrundeliegende Zahlungsnachweise. 

Nein, denn die Weitergabe von Daten an Dritte ist zulässig, wenn sie der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung dient. Vermieter:innen sind als Abrechnende dazu verpflichtet, Einsicht in die zugrundeliegenden Belege zu gewähren. Schwärzungen in Belegen sind lediglich statthaft, wenn es um persönliche Daten geht, die für die Abrechnung keine Bedeutung haben, zum Beispiel Geburtsdatum und Anschrift des Hausmeisters.  

Eine Verweigerung ist gegeben, wenn eine schriftliche Ablehnung vorliegt, Vermieter:innen auf ein Terminangebot trotz Anmahnung nicht reagieren, im Termin zur Belegeinsicht auf Nachfrage die Belege nicht vorlegen oder auf andere Weise die Belegeinsicht faktisch vereiteln. Die Verweigerung der Belegeinsicht haben Mieter:innen im Falle eines Prozesses zu beweisen. Liegt eine Verweigerung vor, sollten Betroffene der:dem Vermieter:in mitteilen, dass sie den Nachzahlungsbetrag für die verweigerten Belege erst bezahlen, wenn sie die Belege einsehen und prüfen konnten. Juristisch üben sie mit dieser Formulierung ein Zurückbehaltungsrecht aus. 

Mieter:innen können die verlangten Belege beim zuständigen Amtsgericht einklagen. Außerdem besteht ein Zurückbehaltungsrecht an der Nachforderung aus der Betriebs- und Heizkostenabrechnung, wenn eine entsprechende Mitteilung erfolgt ist.  

Die Verbraucherzentrale Brandenburg rät dazu, die Belegeinsicht schnellstmöglich durchzuführen. Denn das Abrechnungssaldo ist in der Regel sofort fällig, soweit nicht ein Zahlungsaufschubvereinbart ist. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit tritt ohne weitere Mahnung Verzug ein. Diese Situation sollten Mieter:innen unbedingt vermeiden. Bis zur Prüfung der Belege können sie ein Zurückbehaltungsrecht am Nachforderungsbetrag im Umfang der Summe der betroffenen Kostenpositionen geltend machen. 

In der Praxis befinden sich die Belege für die Abrechnung bei dem Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG-Verwalter) und nicht bei der Hausverwaltung. Vertragspartner haben einen Anspruch auf Einsicht in die Belege. Sie können auf eigene Kosten Ablichtungen anfertigen und Mieter:innen somit die Belegeinsicht gewähren. Andererseits können Vermieter:innen Anfragende darauf verweisen, dass diese die Belege beim WEG-Verwalter einsehen müssen.  
 

Die Verbraucherzentrale Brandenburg rät dazu, die fotografierten oder kopierten Belege von einer fachkundigen Person prüfen zu lassen. Die Expert:innen der Verbraucherzentrale Brandenburg können dabei unterstützen.